Google Doc

Google Documents หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณสามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอีเมลของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทําสไลด์เพื่อนําเสนองาน สําคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทําได้ Google Docs ทํางานเหมือน Microsoft Office แต่ทุกอย่างจะทํางานอยู่บนเว็บ สามารถทํางานได้ทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google และที่สําคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกําลังพิมพ์อะไรอยู่

โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ด้วย Google Docs ประกอบด้วย

ความสามารถของ Google Docs

                    ความสามารถของ Google Docs มีอย่างล้นเหลือ เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสารได้อย่างสมบูรณ์แบบ โดยเราจะมาทําความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google Docs ใช้ทําอะไรได้บ้าง

     1.   สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบออนไลน์

                            - สร้างเอกสารพื้นฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์

              - อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว

                            - ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทำให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายๆ

                   2.  ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์

                            - เลือกคนที่คุณต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้

                            - ใช้งานร่วมกันได้ทันที

                            - แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์

                   3.   จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย

                            - แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้

                            - จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย

                            - บันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดาย

                            - การจัดระเบียบเอกสารของคุณ

                   4.   ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้

                            - เผยแพร่งานของคุณเป็นหน้าเว็บ

                            - ควบคุมว่าจะให้ใครเห็นหน้าเว็บของคุณได้บ้าง

                            - โพสต์เอกสารขึ้นบล็อกของคุณ

              - เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณ

 การทำงานร่วมกันในแบบออนไลน์

การสร้างเอกสารหรือทำรายงานบน Google Docs นั้น ไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆ ด้านยังมิอาจเทียบกันได้แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน เราสามารถช่วยกันคิด ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจำเป็นจริงๆ เวลาไม่ตรงกัน คนๆนั้น ก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติมพร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ไขได้ด้วย รวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไข

ข้อควรระวังในการแก้เอกสารพร้อมกันใน Google Docs

      1. กรณีที่เปิดไฟล์งานและแก้ไขงานในเวลาไล่เลี่ยกัน ระบบจะบันทึกข้อมูลของคนที่พิมพ์เป็นคนแรกและค่อยบันทึกของคนถัดๆ มา หรือกรณีที่พิมพ์ข้อมูลพร้อมกัน ระบบจะบันทึกข้อมูลไปพร้อมกันและจะอัพเดตบนหน้าจออัตโนมัติซึ่งเราจะเห็นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอของแต่ละคนเหมือนกัน

      2. กรณีที่แก้ไขข้อมูลในประโยคเดียวกันในระยะเวลาพร้อมๆ กัน ระบบก็จะบันทึกไว้ทั้งคู่และอัพเดตให้เห็นบนหน้าจออัตโนมัติแต่การอับเดตจะช้ากว่าปกติ

อัพโหลดเอกสารที่มีอยู่เพื่อใช้งานร่วมกันหรือเผยแพร่

           ความจริงประการหนึ่งที่ต้องยอมรับ คือ การสร้างเอกสารด้วย Google Docs นั้นเครื่องมือต่างๆ     ยังไม่ยืดหยุ่นและหลากหลายเท่ากับ MS Office ที่เราคุ้นเคยกันอยู่ อาทิรูปแบบตัวอักษรซึ่งมีให้เลือกใช้ไม่มากนัก ดังนั้น การสร้างเอกสารจาก MS Office แล้วจึงอัพโหลดขึ้นไปยัง Google Docs เพื่อเผยแพร่ หรือใช้งานร่วมกันจึงน่าจะเป็นทางเลือกที่สะดวกกว่า

 ขั้นตอนการอัพโหลดเอกสาร

         1.   ที่หน้าหลักของ Google Docs คลิกที่ปุ่ม “อัพโหลด” แล้วเลือก “ไฟล์” จากนั้นปรากฏหน้าต่างให้เลือกไฟล์ที่ต้องการอัพโหลด

        2.  คลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการอัพโหลด จากนั้นให้กดปุ่ม “เริ่มต้นอัพโหลด” จากนั้นโปรแกรมจะทำการอัพโหลดไฟล์ และบอกสถานะการอัพโหลด

ประเภทและข้อจำกัดของขนาดไฟล์

     1. แปลงเอกสารไม่เกิน 1 เมกะไบต์ต่อไฟล์ : Microsoft Word (.doc, .docx), ข้อความ OpenDocument (.odt), ข้อความ StarOffice (.sxw) ข้อความที่มีรูปแบบ (.rtf), ข้อความธรรมดา (.txt), HTML (.htm, .html)

      2. แปลงงานนำเสนอ - ไม่เกิน 10 เมกะไบต์ต่อไฟล์ : Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps)

      3. แปลงสเปรดชีต - ไม่เกิน 20 เมกะไบต์ต่อไฟล์ :ไฟล์Microsoft Excel (.xls, .xlsx) และสเปรดชีต OpenDocument (.ods)  ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv)

      4. แปลงภาพวาด - ไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์ : Windows Metafile (.wmf)

      5. แปลงข้อความจากไฟล์PDF หรือภาพ - ไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์ : ภาพถ่าย เอกสารที่สแกน ภาพหน้าจอ เป็นต้น (.jpg, .gif, .png) ไฟล์PDF (.pdf)

      6. ไม่มีการแปลงกราฟิก - ระบบจะแปลงเฉพาะข้อความ เพื่อให้ได้ผลดีที่สุด โปรดเริ่มต้นด้วยไฟล์ภาพที่มีความละเอียดสูง

.................................................................................................................................................................

สอนวิธีการใช้ Google Docs เบื้องต้น